04.08.2017

Polski kierownik ds. transportu w Niemczech

Wprowadzony w roku 2011 na terenie całej Europy kierownik ds. transportu pełni kluczową rolę w przedsiębiorstwie przewozowym. Jego obowiązkiem jest faktyczne i długoterminowe kierowanie operacjami transportowymi przedsiębiorstwa, za które ponosi ostateczną odpowiedzialność. Ze względu na decyzyjną rolę w przedsiębiorstwie przewozowym, uznanie go przez urząd wydający pozwolenia jest znaczące dla uzyskania przez przedsiębiorstwo transportu drogowego wymaganych zezwoleń.

Gdy polskie przedsiębiorstwo chce ustanowić nowy filar działalności na terenie Niemiec – np. poprzez utworzenie spółki córki – nie zawsze trzeba zatrudnić nowego kierownika ds. transportu. Wręcz przeciwnie, gdyż wystawione w Polsce certyfikaty kierownika ds. transportu obowiązują także w Niemczech i polscy kierownicy mogą bez problemu zostać powołani w Niemczech. Poniżej wyjaśnione zostaną możliwości i ewentualne ograniczenia angażowania polskich kierowników ds. transportu na terenie Niemiec jako praktyczny przewodnik.

Warunkiem wstępnym powołania kierownika ds. transportu obok osobistej wiarygodności są przede wszystkim fachowe kwalifikacje.

Osobista wiarygodność jest wtedy spełniona, gdy wybrana osoba nie otrzymała wyroków lub sankcji ze względu na ciężkie wykroczenia przeciwko państwowym przepisom prawnym.  Tutaj wprawdzie Unia Europejska nakazuje państwom członkowskim wprowadzenie tzw. krajowego rejestru elektronicznego z wykazem wszystkich przedsiębiorstw przewozowych, który prowadzony jest przez odpowiednią służbę w danym państwie członkowskim i poprzez które także inne państwa członkowskie mogą uzyskać informacje, czy i ewentualnie które sankcje administracyjne przedsięwzięto, względnie czy wnioskodawca utracił swoją wiarygodność. Dzięki temu podwyższona zostaje przejrzystość oraz danym służbom łatwiej ocenić wiarygodność, gdyż także wykroczenia popełnione za granicą mogą zostać wpisane w rejestr. Jednak z powodu, że rejestry nadal nie zostały wprowadzony na terenie całej Unii, zaleca się, aby do wniosku o zatrudnienie kierownika ds. transportu jako dowód wiarygodności zawsze dołączać wyciągi z rejestru (Centralny Rejestr Karny, centralny rejestr sprawców wykroczeń drogowych, itd.) z państwa zamieszkania kierownika ds. transportu jak i z Niemiec, by uniknąć czasochłonnych zapytań lub dochodzeń urzędów wydających zezwolenia.

By uzyskać kwalifikacje kierownika ds. transportu, trzeba zdać egzamin według europejskich wytycznych. W Niemczech ma to miejsce we właściwej miejscowo izbie przemysłowo-handlowej. Zdany egzamin na kierownika ds. transportu w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej jest uznawany w każdym innym państwie członkowskim. Od grudnia 2011 obowiązują jednakowe regulacje co do uzyskania i wydania odpowiednich certyfikatów, tak by uznanie nowszych certyfikatów było w miarę nieskomplikowane. Jednak także certyfikaty, które zostały wystawione przed tą datą, powinny zostać uznane we wszystkich państwach członkowskich przez odpowiednie służby wydające zezwolenia. Praktyka leży jednak nadal za sytuacją idealną, czyli nadal brak całkowitego ujednolicenia. Z tego powodu zaleca się śledzić zawnioskowany certyfikat kierownika ds. transportu dwutorowo. Zarówno w państwie, w którym wystawiono certyfikat, jak w Niemczech, powinno się poprosić o potwierdzenie równoważności. Sprawdzono, że jest to sposób, dzięki któremu od początku można uniknąć zwrotnych zapytań z kolejnego urzędu i zaoszczędzić czas na uzyskanie licencji wspólnotowej.

Kolejnym warunkiem wstępnym na kierownika ds. transportu jest, żeby prowadził on działania przewozowe przedsiębiorstwa faktycznie i długoterminowo. Ma on postrzegać swoje zadania jedynie w interesie przedsiębiorstwa i niezależnie od innych przedsiębiorstw. Czy rzeczywiście te warunki zostają spełnione zawsze powinno się sprawdzać w odniesieniu do konkretnych struktur przedsiębiorstwa. Wskazówki odnośnie wystawiania oceny, którymi posługuje się urząd wydający zezwolenie, oprócz odpowiedzialności za czynności przewozowe przedsiębiorstwa, jest także kompetencja do wydawania poleceń innym pracownikom, wynagrodzenie odpowiednie dla ponoszonej odpowiedzialności, jak i wystarczająca obecność w oddziale w trakcie godzin otwarcia.

Wszelkie warunki powinny zostać nakreślone w umowie między kierownikiem ds. transportu i przedsiębiorstwem. Ważne do uregulowania zadania są m.in. zarządzaniem konserwacją pojazdów, sprawdzanie umów przewozu i dokumentów, podstawowa rachunkowość, dysponowanie ładunkami i przewoźnikami (przestrzeganie przepisów ubezpieczeń społecznych), jak i sprawdzanie procesów bezpieczeństwa (np. przepisy o zapobieganiu wypadkom i dotyczące załadunku).

Mylnym przekonaniem jest, że kierownik ds. transportu rzeczywiście musi mieszkać w państwie, w którym swoją siedzibę ma przedsiębiorstwo przewozowe dla którego pracuje. Europejskie wytyczne wyłącznie wyznaczają pobyt stały kierownika ds. transportu na terenie Unii Europejskiej. Na przykład jest możliwym, aby polski kierownik ds. transportu, żyjący w Polsce, pracował jako kierownik ds. transportu dla niemieckiej spółki (córki). Decydującym jest, aby spełniał wyżej wymienione warunki, szczególnie obecność w oddziale w odpowiednich godzinach, tak by rzeczywiście długookresowo mógł kierować transportem w spółce. Czy rzeczywiście wymiar czasu w którym jest obecny w spółce jest wystarczający, zależny jest od wielkości i struktury prowadzonego przedsiębiorstwa.

Przeszkodą może się w końcu okazać ograniczenie maksymalnej liczebności wspieranych spółek lub pojazdów. Europejskie regulacje stawiają jedynie ograniczenie dla tzw. „zewnętrznych kierowników ds. transportu“, czyli kierownika, który nie jest zatrudniony przez firmę, a jedynie jest związany umową jako kierownik ds. transportu. Zewnętrzny kierownik ds. transportu jest ograniczony do wspierania maksymalnie 4 spółek z flotą nie większą 50 ciężarówek. Przeciwnie, „wewnętrzny kierownik“, czyli taki zatrudniony w przedsiębiorstwie, początkowo nie pozostaje ograniczony. Także zatrudnienie wewnętrznego kierownika w wielu spółkach jest zasadniczo dozwolone. Warunkiem jest jednak, żeby był w stanie fizycznie i czasowo pracować w kilku spółkach. Aczkolwiek w Niemczech, pomijając tekst przepisów europejskich i w przeciwieństwie do innych państw członkowskich, ograniczenia zewnętrznych kierowników ds. transportu jest także stosowane wobec wewnętrznych kierowników, którzy wewnątrz koncernu zatrudnieni są przez wiele spółek. Trzeba wziąć to pod uwagę, jeśli kierownik ds. transportu, który w Polsce zarządza dużym taborem, ma także zostać zatrudniony w spółce córce w Niemczech. Ewentualnie powinno się wziąć pod uwagę zewnętrznego kierownika ds. transportu dla niemieckiej spółki lub umożliwić solidnemu pracownikowi dalsze kształcenie na kierownika ds. transportu, by mógł on objąć bardziej odpowiedzialne stanowisko w przedsiębiorstwie.

Powinno się pamiętać, że zaangażowanie polskiego kierownika ds. transportu w Niemczech jest możliwe mimo niepełnego ujednolicenia. Szczególnie ma to sens, gdy podczas otwarcia nowej spółki córki w Niemczech najpierw chce się sięgnąć po istniejące zasoby ludzkie, gdzie już zatrudnieni w przedsiębiorstwie i docenieni pracownicy angażowani są jako kierownicy ds. transportu. Przy wyznaczaniu kierowników w procesie urzędowego zezwolenia, powinno się wziąć pod uwagę przedstawione tu punkty już od samego początku, by uniknąć komplikacji i związanych z nimi opóźnieniami. Gdy się to uwzględni, nic już nie stoi na przeszkodzie, by z sukcesem rozszerzyć swoją działalność na Niemcy.

Partener do kontaktu: Caroline Röger, LL.M. (Madrid), Adwokat Niemiecki